湖南省企业养老保险经办机构内部控制规定(试行)

湖南省企业养老保险经办机构内部控制规定(试行)

来源: 市政府门户网站日期:2016-11-10 10:24
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第一章  总则

第一条  为加强我省企业养老保险经办机构(以下简称经办机构)内部管理与监督,防范和化解社会保险基金运行风险,规范社会保险管理服务工作,确保社会保险基金安全,促进我省社会保险事业健康发展,根据劳动和社会保障部《社会保险经办机构内部控制暂行办法》等国家规定,结合我省实际,制定本规定。

第二条  本规定所称的内部控制是指经办机构对系统内部职能部门及工作人员从事企业基本养老保险管理服务工作及业务行为进行规范、自律、监控和评价的方法、程序、措施的总称。

第三条  本规定依据合法性、完整性、制衡性、有效性、适应性、预防性的原则,对我省经办机构的各项经办业务实施全过程的控制和监督。所有部门、岗位、人员,所有业务操作环节都置于内部控制范围内。

第四条  本规定对内部控制过程中的组织机构控制、业务运行控制、基金财务控制、信息系统控制的管理与监督等内容分别做出具体要求。

第五条  全省各级经办机构必须建立健全内部控制制度,负责组织实施本地区经办机构内部控制的监督检查,并保证内控制度的有效执行。经办机构稽核部门或岗位负责本级的内部控制工作。上级经办机构对下级经办机构的内部控制工作进行指导、监督和检查。

第六条  在全省经办机构系统内建立运作规范、管理科学、监控有效、考评严格的内部控制体系,全面提高社会保险政策法规和各项规章制度的执行力,确保基金的安全运行。

第七条  本规定适用于全省各级企业职工基本养老保险经办机构。

第二章  组织机构控制

第八条  组织机构按照劳动保障部社保中心基本养老保险业务经办规程设置。社会保险登记、缴费基数审核与征缴、个人账户管理、退休待遇审核与调整、待遇支付与退休人员领取基本养老金资格认证、退休人员社会化管理、基金财务管理与基金运营、信息管理、稽核监督等设立工作部门或专项工作岗位。

第九条  制定科学的人事管理制度。科学设置各业务部门的经办岗位,明确各业务部门工作职能、岗位职责、工作程序、工作标准、考核办法及具体要求。应建立各岗位工作人员定期轮岗制度。

第十条  建立明确的领导授权控制制度。经办机构应对本单位业务办理过程中需要审批的事项、权限、程序、范围和监督等作出明确规定。任何部门和个人不得超越范围、程序和权限办理业务。

第十一条  涉及经办机构业务工作管理的重大事项,应认真调查研究,按照规定的程序决策,报同级劳动保障行政部门决定。

第十二条  经办机构要制定年度培训计划,定期对各业务岗位人员进行业务培训和考核。

第三章  业务运行控制

第十三条  按规定程序审定业务经办事项。经办机构的各项业务按经办业务流程办理,由业务部门或经办机构负责把关。信息和数据必须经两个以上业务岗位审查之后才能进入信息系统。

第十四条  实行办事公开制度。社会保险政策、业务流程、参保单位需提交的审核资料、部门工作职能、岗位人员职责、每项业务的办理时限、内容、经办人等应公开透明,通过上网、上墙等方式向社会公布。

第十五条  建立档案资料保管和借阅制度。经办业务的原始资料和办理过程中涉及经办人员、业务部门负责人、经办机构负责人审批签字的相关资料,由业务部门定期整理归档。

第十六条  社会保险登记部门或岗位负责参保单位信息管理。

(一)按规定办理单位参保、变更和注销登记、社会保险年度验证、提供参保单位或职工的参保缴费证明。

(二)新参保单位办理参保登记时,经办人员应为其设立参保账户,确定单位收缴、拨付账户的建立时间和收缴、拨付测算的权限。

(三)企业破产、关闭或改制时,必须清偿养老保险欠费,办结参保人员养老保险关系转移手续后,方可进行注销登记。注销登记后,封存参保单位的业务资料并停止办理业务事项。

(四)经市、州以上劳动保障行政部门授权办理个体工商户和灵活就业人员参保缴费的单位,参照社会保险登记的要求和程序进行登记。

第十七条  征缴部门或岗位负责按月征收养老保险费。

(一)年度缴费基数审核时,由经办人员根据规定,对参保单位报送的相关资料进行初审,部门负责人复审。人数较多或情况特殊的单位应报经办机构负责人审批。按程序和权限审定的缴费基数方可录入信息系统。

(二)根据年审核定的缴费基数和当月人员增减异动情况,按月测算和确定各参保单位当期养老保险费的应缴数额。制定和下达参保单位月养老保险征缴计划,并按计划及时征收养老保险费。月征缴计划同时抄送相关领导和相关部门。

(三)单位补缴养老保险欠费时,计算的利息和滞纳金由信息系统自动生成。

(四)对无力缴纳养老保险费并提出缓缴报告的单位,经同级劳动保障行政部门审批同意后,可以办理不超过3个月期限的缓缴手续。逾期的,信息系统自动进行断保处理,不再进行收缴测算。

(五) 业务系统和财务系统必须关联控制。财务环节依据参保单位缴费单据和银行到账票据进行登账处理,信息系统自动记录单位和个人的缴费信息。

(六)稽核部门或岗位对参保单位的缴费人数和缴费基数进行稽核。稽核增加补缴的养老保险费,由征缴部门或岗位依据经办机构下达的《社会保险稽核整改意见书》,在规定的时间内将补缴额录入信息系统,并作相应处理。

第十八条  个人账户管理部门或岗位负责参保人员个人账户管理。

(一)办理在职人员增减异动和变更个人账户业务。经办人员对业务资料进行审核,按规定的审核程序,办理个人账户建立、续保、停保等业务。情况特殊的在职人员异动报经办机构负责人审批。

(二)根据个人账户记录和基金转移单,经办人员对业务资料进行审核,按规定的审批程序,办理个人账户的转入、转出、合并等手续。涉及统筹区域以外需要转移基金的,须经财务部门或岗位复核后方可转移资金。

(三)在职人员办理统筹补缴、断档补缴、异动补缴、提前退休补缴时,经办人员应根据政策规定,对参保单位(个人)提交的相关资料进行审核。涉及在职缴费人员有欠费的,不得虚记个人账户。

(四)依据政策规定设置参数,信息系统自动为个人账户计息。

(五)定期向参保单位和个人发布个人账户信息。参保单位或个人对个人账户信息提出异议的,由经办人员对相关资料进行审核。经查实,对确属错误的信息,按规定的程序和时限进行修改。其中涉及出生时间、参加工作时间、视同缴费年限、缴费基数等重要信息的修改,必须经经办机构负责人审批后进行修改,并保留修改前的记录。

(六)在职职工死亡和其他符合政策需要终止缴费账户并退款的,经办人员对单位或个人提交的相关资料进行审核,财务部门或岗位复核后方可办理在职人员减少异动和退款手续。

第十九条  待遇审核部门或岗位办理离退休(职)人员待遇审核。

(一)县以上劳动保障行政部门的职能机构会同经办机构审核参保人员退休的相关资料,确认退休资格和待遇核算的信息指标。

(二)经过审核,符合退休条件的职工基本信息无误的,由经办人员办理退休人员增加异动手续;发现办理退休的在职人员基本信息有误的,按信息修改程序进行信息修改。

(三)退休人员基本养老金等待遇由信息系统自动计算。

(四)按照国家和省的规定,对离退休人员基本养老金进行调整时,根据调整待遇政策规定的条件确定调待人员,进行预调并打印预调情况表。预调情况表应送参保单位或个人进行核对。离退休待遇调整汇总表必须整理归档。

(五)办理离休人员生活费补助、劳动模范津贴、退休人员死亡丧葬费、个人账户余额继承和达到退休年龄但不符合按月领取基本养老金条件的参保人员等相关待遇的支付时,必须由经办人员初审、财务人员复审后,方可办理支付手续。

第二十条  待遇发放部门或岗位办理离退休(职)人员待遇支付。

(一)每月编制基金支付计划。支付计划由系统自动测算的基本养老金和当月应预留的一次性拨付基金组成。支付计划必须由待遇支付部门负责人或岗位初审,稽核、财务部门负责人或岗位人员复审,经办机构主要负责人审批后执行。

(二)实行社会化发放的基本养老金,发放部门或岗位按月与委托发放的单位对账,对出现的差错及时报财务部门处理。

(三)对可疑死亡或失踪,判刑收监或劳教收监的离退休人员应依据有关规定及时办理暂停待遇支付手续。

第四章  基金财务控制

第二十一条  经办机构必须分设会计和出纳岗位。经办机构负责人不得兼任财会人员。出纳人员不得兼管稽核、会计档案的保管和收支项目、债权债务账目的登录工作。基金财务人员和业务人员不得相互兼任,也不得直接接触现金。

第二十二条  明确财务人员岗位职责。审核岗位必须认真审核原始凭证。出纳岗位必须复核后方可办理业务。记账岗位必须审核无误后才能登账。财务负责人负责指导、督办和抽查。每个岗位均需签字,并留存签字的样本。

第二十三条  严格规范养老保险基金银行账户的开设(变更、注销)程序。基金开户银行必须在同级劳动保障行政部门和财政部门共同认定的国有(国有控股)商业银行中开设。在同一国有控股商业银行只能开设一套基金账户。选择开户银行时,经办机构的纪检监察部门、同级劳动保障行政部门的基金监督、财务、纪检监察等职能机构应参与并监督。

第二十四条  养老保险基金必须按规定纳入财政专户,实行收支两条线管理,专款专用。统筹基金与做实个人账户基金不得相互挤占。收入户只能归集养老保险缴费及银行利息,所存资金只能划拨财政专户。支出户只能接受财政专户划拨资金,向指定账户拨付基本养老金等待遇。

第二十五条  建立基金支付控制制度。凡涉及基金支付款项,必须按规定的审批权限和程序办理。对于大额资金的调拨和涉及基金管理的重要事项,必须由相关部门或岗位人员会签,并有明确的文字记录或报告,经经办机构主要负责人审批,报同级劳动保障行政部门审定。

第二十六条  建立基金财务票据和印章管理制度。财务专用章与法定代表人私章必须分开保管。货币和有价证券的保管与账务处理相分离;空白财务专用票据的保管与使用相分离。

第二十七条  建立财务对账制度。必须建立经办机构财务的银行账与银行对账单的对账制度。按月核对债券、银行存单等票据与明细账,以及收入户、支出户、财政专户存款与银行对账单及财政明细账,并编制银行和财政余额调节表。总账与明细账核对时,应做到账证、账账、账表、账实相符。编制会计报表前,应完成各种财务对账。不定期安排非经办人核对银行账。

第二十八条  按照会计制度和财务管理制度的要求,定期组织财务基础工作、基金财务管理和财务会计控制的检查。

第五章 信息系统控制

第二十九条  严格按照国家和省社会保险信息系统建设标准进行信息系统建设,制定信息系统管理制度。省劳动保障厅信息中心会同省社保局信息系统管理部门编制《养老保险业务经办系统操作手册》,并提供完备的数据指标解释和操作说明。

第三十条  信息系统建设由省劳动保障厅统一规划、统一管理。经办机构应用信息系统,受同级劳动保障信息管理部门的指导。经办机构信息管理部门负责信息系统的日常维护、按规定设置和调整政策参数、赋予业务经办人员操作权限等工作。

第三十一条  劳动保障信息管理部门制定并实施数据库备份方案, 建立异地备份制度,确保数据安全。

第三十二条  信息系统自动对业务经办人员在业务操作过程中的信息录入、修改、删除、使用及操作者等进行详细记载,并保存日志记录。

经办机构的稽核部门或岗位经常抽查日志记录,对业务经办工作实施有效的监督检查。

第三十三条  业务经办部门严格按照部门职能和人员岗位职责提出信息系统操作使用权限的申请,由经办机构信息管理部门或岗位审核并报经办机构负责人审批后执行。

第三十四条  业务数据的修改,由业务经办人员按规定程序通过信息系统前台完成。因情况特殊确需通过修改程序进行操作的,由市州业务经办机构提出申请、同级信息管理部门审查同意,省社保局审批后,由省社保局信息管理部门和省劳动保障信息管理部门共同授权后,方可进行操作。

第三十五条 业务经办人员应严格按照规定做好登录密码的管理。严禁使用他人的用户名和密码进入计算机信息系统。

第三十六条  按照国家有关规定使用网络。对于涉密信息需要在网上传输的必须进行加密处理;业务经办网络应与公共网络实施物理隔离,严禁业务经办网络内的计算机以任何方式接入公网。

第三十七条  加强网络安全,防止黑客侵入,做好计算机病毒防护,防止计算机病毒侵蚀和蔓延。

第三十八条  建立机房和相关设备的管理制度。做好防火、防水、防盗、防尘、防静电、防磁、防雷击等工作,落实定期维护、故障处理、安全值班和人员出入登记等制度,确保设备的正常运转。

第六章 内部控制的管理与监督

第三十九条  稽核部门应履行内控的管理与监督职能,依照社会保险法规政策对经办机构内控制度的建立和执行情况进行检查和评估。经办机构内部控制的管理与监督,直接对经办机构主要领导负责。经办机构内部控制运行情况接受同级劳动保障基金监督部门和上级经办机构的监督。

第四十条  建立内部控制监督检查制度。制定年度检查计划,报同级劳动保障行政部门批准后执行。经办机构内控检查实行自查和互查相结合,检查至少每年度进行一次,特殊情况随时检查。

第四十一条  检查形式有日常检查、专项检查、年度综合检查等方式。

(一)日常检查是根据年度工作计划随机按比例确定,按照内控制度要求,对经办机构每一个业务环节进行检查,办理的各项业务项目必须手续到位、操作规范、资料齐全。

(二)专项检查是根据经办机构的工作重点和薄弱环节,或受同级劳动保障行政部门和上级经办机构的委托,开展针对性地检查。

(三)年度综合检查是每年对经办机构执行社会保险政策、内控制度的建立与执行情况,以及内控制度的有效性进行全面的检查和评估。

第四十二条  在内控检查中,稽核人员可以查阅和复制经办机构或部门的有关文件、资料;查看财务报表、资产、账簿、会计票据、凭证等;查看信息系统有关信息数据。对发生的违规违纪问题可以进行调查,并根据有关规定对违反内控制度的行为做出临时处置决定。

第四十三条  严格按照内审程序实施检查工作。

(一)根据检查计划,制定详细的工作方案,报经办机构主要负责人批准后,提前通知被检查单位(部门)。

(二)依据法定权限查阅有关资料,调查核实有关情况,取得相关证据资料。检查过程中要做好检查笔录。笔录由稽核人员和被检查单位(部门)负责人签字或盖章。

(三)检查组要将检查结果形成书面报告,报经办机构主要负责人和同级劳动保障行政部门审定。报告要对内控制度运行的情况做出评价,对内部控制检查中发现的问题提出整改措施和建议。检查结果应及时反馈给被检查单位(部门)。

(四)检查结束后应将全部检查资料整理归档,以备查阅。

第四十四条  各部门、岗位和业务环节应建立责任人差错追究制度,强化内部监督制约机制。

第四十五条  建立健全内部控制考评机制。内控考评工作由省统一组织,对经办机构的考评采取本级自评、上一级考评的形式进行。内控考评工作每年进行一次,可结合综合检查进行,考评时间为上年度。考评内容:

(一)经办机构领导是否重视内控制度建设。包括经办机构领导对内控制度建设的关注和要求,建立有利于控制风险的组织架构等内容。

(二)经办机构是否制订科学合理的内部控制制度,并按内部控制制度规定完善业务操作规程和岗位责任制。

(三)各项业务是否严格按照业务操作规程办理,岗位责任制是否落实,是否存在滥用职权、徇私舞弊、玩忽职守等行为。

(四)各项业务经办环节中的手续是否完备,相关凭证是否真实有效,数据录入是否完整准确,相关岗位之间的制约是否落实。

(五)基金的收支是否符合标准和规定;是否存在基金被贪污、挪用、截留等现象。

第四十六条  建立奖惩制度。对内控管理好的经办机构进行表扬;对工作人员不遵守内部控制制度造成基金损失的,应视情况承担相应的赔偿责任;对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第四十七条  建立内控制度运行情况定期报告制度。经办机构每年年底前应将本地区内部控制工作总结报送上一级经办机构和同级劳动保障行政部门。总结应全面反映年度内部控制工作情况,重点反映内控制度建设存在的问题和典型案例。内控制度建设和执行情况作为单位年终考核的重要内容。

第七章  附则

第四十八条  本规定由省社会保险管理服务局负责解释。

第四十九条  本规定如与今后的国家规定相抵触,按国家规定执行。

第五十条  本规定自发布之日起执行。

附件:

1、湖南省企业养老保险经办工作“五必须”和“五不准”规定

2、湖南省企业养老保险经办工作重点环节内部控制表

附件1:

湖南省企业养老保险经办工作“五必须”和“五不准”规定

一、经办机构“五必须”规定

1、业务系统必须与财务系统关联。

2、各项业务必须有两个以上岗位经办。

3、财务会计、出纳必须分设。

4、财务必须与银行、财政及时对账。

5、经办网络必须与公共网络分离。

二、经办机构“五不准”规定

1、经办机构主要负责人不准兼任财会岗位职责。

2、业务人员和基金财务人员不准直接接触现金。

3、财务岗位与业务岗位不准相互兼任。

4、财务印鉴不准由一人保管。

5、任何人员不准越权办理业务。

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